El Expediente Laboral: todo lo que se debe saber y documentar, procesos disciplinarios y pago de tiempo extra
San José, 30 de marzo 2023. El Foro de Capital Humano, en su sesión del mes de marzo, brindó recomendaciones legales y prácticas sobre el expediente laboral, los procesos disciplinarios y el pago de tiempo extra.
Desde la etapa precontractual, durante la relación laboral, inclusive en la etapa post contractual, es importante que la empresa cuente con documentación de respaldo sobre su accionar y el accionar del trabajador, es por ello que, pese a no ser una exigencia legal per se contar con un expediente del personal, sí es totalmente recomendable ya que, recordamos que la carga de la prueba está siempre del lado del patrono.
Dicho expediente puede ser manejado virtual o físicamente, y en este debe constar al menos:
En cuanto al poder disciplinario, las amonestaciones que se realicen a los trabajadores también deben constar en dicho expediente. Dichas amonestaciones e inclusive las cartas de despido, deben estar bien redactadas y con el fundamento jurídico correspondiente.
Es importante además resguardar la información de la manera correcta, esto para proteger los datos de la empresa y de su personal.
Todos los colaboradores tienen algunos derechos con respecto al manejo de la información personal que consta en sus expedientes, entre los que destacan:
Así mismo, la empresa tiene algunas obligaciones, como:
Durante la sesión, se mencionó también que la digitalización es un recurso que permite automatizar los procesos de recursos humanos. Algunas tecnologías que se pueden utilizar son:
Entre los principales beneficios del uso de estas herramientas están:
- Reducir los tiempos
- Incrementar la confiabilidad
- Mantener adecuados soportes legales
- Mejorar el clima organizacional
- Favorecer el autoservicio en los empleados
Es importante destacar que un adecuado manejo de la documentación ayuda a ser ágil y además permite (en la medida de lo posible) el autoservicio de los empleados, así mismo ofrece data para el desarrollo de los colaboradores y de la organización. Pero indiferente de si la documentación es digital o física, es indispensable tener procedimientos establecidos y comunicados claramente.
