Planes de comunicación interna en épocas de teletrabajo
San José, 1 de junio del 2021. Desde el inicio de la pandemia el año anterior, muchas compañías vivieron un cambio drástico en la forma de convivencia; la inminente necesidad de teletrabajar para poner a salvo la integridad de los colaboradores, no solo representó un reto en la logística sino que también puso a prueba la adaptación de la comunicación interna.
La modalidad del teletrabajo, sin duda; llegó para quedarse, es por eso que el foro de Talento Humano y Legislación presentó en su sesión de mayo, los principales retos, tendencias y recomendaciones que se pueden seguir para realizar un buen plan de comunicación interna en la coyuntura actual junto a las expertas Floriana Méndez y Tatiana Aragón, de la empresa Doris Peters & Asociados.
Primeramente, se debe entender el impacto de la comunicación interna en la modalidad de teletrabajo; el cual va a ir orientado a:
- fortalecer los canales de comunicación,
- innovar en métodos de evaluación,
- tener una política clara de teletrabajo,
- desarrollar una cultura de comunicación interna reemplazando los canales de comunicación tradicionales por canales digitales,
- diseñar estrategias de comunicación digitales para poblaciones con diferentes accesos tecnológicos.
Para esto se puede seguir diversas estrategias, las cuales deben seguir los siguientes pasos:
- Tener objetivos claros: al crear una estrategia para mejorar la comunicación interna se deben tener metas claras, se puede contestar a la pregunta ¿qué es lo que se quiere lograr con la estrategia? Al tener las metas claras se define la ruta a tomar y esto mejora el clima de confianza, los aspectos productivos y promueve el compromiso y motivación de equipo.
- Canales de comunicación: actualmente se cuenta con gran cantidad de aplicaciones, software y programas que se pueden utilizar como canales de comunicación para mantener a las y los colaboradores conectados; sin embargo, se debe tomar en cuenta cuales de estos programas van a aportar a los objetivos, y cuales de ellas son más sencillas para que las y los colaboradores puedan utilizarlas de la mejor forma.
- Cercanía con el equipo: la elección correcta de los canales de comunicación en la modalidad del teletrabajo son importantes para mantener la cercanía del equipo. Estos son algunos ejemplos de lo que promueve la cercanía en el equipo:
– Videollamadas cortas, en las que se pueda activar la cámara web de ser necesario.
– Utilizar programas de administración de proyectos o tareas
– Documentos compartidos en reuniones
– Ser compresivo a las diferentes situaciones - Innovación e inmediatez: Es imprescindible que en esta época de cambios las empresas busquen innovar para mantenerse en contacto con sus trabajadores. La digitalización de los procesos o requerimientos, y el aprovechamiento de recursos tecnológicos van a ser necesarios para continuar con el desempeño que generaba la presencialidad.
- Adaptabilidad: desde las estrategias de comunicación interna se puede promover en estos difíciles la adaptabilidad, promoviendo la inteligencia emocional, escucha activa y empatía, así como la motivación en los colaboradores.
- Identificar y formar líderes: los retos que representa el teletrabajo han puesto a prueba también los liderazgos, que deben adaptarse a entornos poco similares y con más desafíos a los que se podían vivir en la presencialidad. Conectar líderes jóvenes que están más afianzados con la tecnología con aquellos que cuenta con la experiencia en el mercado laboral, puede ser una buena forma de crear equipo. Algunas de las metas que pueden buscar los líderes son:
- Confianza como base del trabajo en equipo
- Organización y planificación
- Empatía y escucha activa
- Comunicación y retroalimentación
- Medición de resultados
- Respetar la disponibilidad de horarios
- Productividad hacia el éxito
